Wie Sie FuE-Stunden korrekt dokumentieren, um eine erfolgreiche Forschungszulage zu beantragen

Die Forschungszulage ist eine steuerliche Fördermaßnahme der deutschen Bundesregierung zur Förderung von Innovationen durch finanzielle Unterstützung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten. Das Programm ermöglicht es Unternehmen mit qualifizierten Forschungsaktivitäten, bis zu 25 % (35 % für KMU) ihrer förderfähigen Ausgaben, hauptsächlich Personalkosten, über die Forschungs- und Entwicklungssteuergutschriften geltend zu machen. Um die Ansprüche zu begründen, ist es zwingend erforderlich, eine genaue und transparente Dokumentation der Arbeitszeiten anhand der für die FuE-Aktivitäten vorgesehenen Arbeitszeitnachweise vorzulegen. 

Weiterführende Lektüre: Erfahren Sie mehr darüber, wie die Forschungszulage funktioniert und wer antragsberechtigt ist, in unserem umfassenden Leitfaden zur Forschungszulage 2025.

Das Führen eines Arbeitszeitnachweises ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiges Dokument, das die von den Mitarbeitern für das Projekt aufgewendete Zeit darstellt, während die Forschungszulage beantragt wird. Gemäß dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem BSFZ sind nur die in den Dokumenten erfassten Stunden förderfähig, und Daten, die ausgelassen oder falsch dargestellt werden, werden bei der Beantragung der Forschungszulage nicht berücksichtigt. 

Um die Übereinstimmung der Anträge mit den Richtlinien sicherzustellen und die Prüfung zu erleichtern, hat das BMF eine offizielle Zeiterfassungsvorlage erstellt. Die Vorlage soll dem Antragsteller transparente Richtlinien an die Hand geben, damit er seine Daten im richtigen Format erfasst, indem er alle Pflichtfelder überprüft. Die gesetzlichen Anforderungen verpflichten den Antragsteller nicht, diese Vorlage zu verwenden, aber sie wurde in Übereinstimmung mit den GoBD erstellt. Wenn das Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, müssen für jedes Projekt separate Arbeitszeitnachweise geführt werden.

Bestandteile der offiziellen Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung dient der Dokumentation der effektiven Arbeitszeiten in einer für die Unternehmen standardisierten Struktur. Die Arbeitszeiterfassung umfasst zwei Hauptabschnitte, in denen die jährlichen Arbeitszeiten und die monatlichen Arbeitszeiten aufgeführt sind.

1. Jahreszeitberechnung

Die verschiedenen Aspekte der jährlichen Zeiterfassung werden anhand der folgenden Hauptpunkte ermittelt.

Vertragliche Arbeitszeiten: Die Gesamtzahl der effektiven Stunden für das Jahr wird als Wochenstunden x 52 Wochen berechnet. 

Abzüge: Feiertage, Urlaubstage des Personals, Krankheitszeiten und Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub werden bei der Berechnung der effektiven Arbeitszeit abgezogen, da sie als Grundlage für die Berechnung des prozentualen Anteils der für Forschung und Entwicklung aufgewendeten Stunden an der gesamten jährlichen Arbeitszeit dienen.

2. Dokumentation von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten

Monatliche Daten: Im Laufe des Monats sollte die Zeit, die jede Person täglich für die Ausführung der Aufgaben aufgewendet hat, separat erfasst werden.

Projektidentifikation: Wenn ein Unternehmen mehrere FuE-Projekte gleichzeitig durchführt, muss es für jedes Projekt separate Stundenzettel führen. Ein Stundenzettel ist für ein bestimmtes, vom BSFZ zertifiziertes Projekt vorgesehen.

Angaben zum Personal: Bei der Eingabe der Daten müssen die Angaben zu den Mitarbeitern, die die Tätigkeiten ausführen, klar erfasst werden, einschließlich ihrer Namen, Bezeichnungen und der Art der von ihnen durchgeführten FuE-Arbeiten.

Ausgeschlossene Tätigkeiten: Tätigkeiten wie Verwaltung, Management und Logistik sind nicht berechtigt, in die Stundenzettel aufgenommen zu werden, die zur Beantragung von Forschungszuschüssen dienen.

Genehmigungen: Die in den Stundenzetteln angegebenen Daten müssen vom Personal und vom Projektleiter durch Überprüfung der Informationen und mit ihrer Unterschrift bestätigt und genehmigt werden.

3. Zusätzliche Richtlinien

Schwellenwert: Von den insgesamt für FuE-Projektaktivitäten aufgewendeten Stunden sind nur bis zu 40 Stunden pro Woche, d. h. 2080 Stunden pro Jahr für eine Person, förderfähig, selbst wenn der Mitarbeiter Überstunden für das Projekt leistet.

Aufbewahrung von Unterlagen: Arbeitszeitnachweise müssen aufbewahrt und auf Anfrage zur Überprüfung des Antrags und für zukünftige Audits vorgelegt werden. 

Gründe für die Führung eines genauen Arbeitszeitnachweises

Die Führung eines authentischen und überprüfbaren Arbeitszeitnachweises bestätigt, dass der Antrag des Unternehmens:

• transparent ist, mit nachvollziehbaren Unterlagen und revisionssicher

• klar in Bezug auf den Antrag auf der Grundlage qualifizierter Ausgaben und einer effektiven Anwendung

• im Einklang mit dem Antrag und dem Verfahren gemäß den Richtlinien des BSFZ und des Finanzamtes steht.

Fazit

Das Forschungszulage-Programm bietet sowohl kleinen als auch großen Unternehmen finanzielle Vorteile, und es liegt in der Hand des Unternehmens, das Beste aus dieser staatlichen Initiative zu machen. Die genaue Dokumentation mit Transparenz und überprüfbaren Aufzeichnungen ist einer der wichtigen Schritte im Antragsverfahren. Der Stundenzettel verschafft den Unternehmen Klarheit darüber, welche Informationen in Bezug auf die am FuE-Projekt beteiligten Mitarbeiter erfasst werden müssen und wie diese im Rahmen des Antrags auf Forschungszulage verarbeitet werden. Ein authentischer Dokumentationsprozess und eine effektive Antragstellung helfen einem Unternehmen, finanzielle Unterstützung in Form von Steuergutschriften zu erhalten und seine FuE-Bemühungen zur Förderung von Innovationen zu steigern. 

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