Antrag auf Forschungszulage abgelehnt? Was tun?

In Deutschland ist die Forschungszulage das Programm zur finanziellen Unterstützung von Unternehmen, die sich auf Innovation, Forschung und Entwicklung konzentrieren. Unternehmen verschiedener Branchen und Größen können die Forschungszulage auf der Grundlage der förderfähigen Ausgaben für ihre qualifizierten FuE-Projekte beantragen. Die Forschungsprämie wird den Unternehmen in der Regel in Form einer Steuergutschrift gewährt, und wenn die Steuerschuld eines bestimmten Unternehmens geringer ist als die Forschungsprämie, wird der Betrag ausbezahlt. 

Das Antragsverfahren für den Forschungszuschuss besteht aus zwei Schritten: Erstens wird eine BSFZ-Bescheinigung eingeholt, die bestätigt, dass das Projekt für den Forschungszuschuss in Frage kommt, und zweitens wird ein Antrag an das Finanzamt geschickt, um die tatsächliche finanzielle Unterstützung zu erhalten.

Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?

Diese Frage beschäftigt die Unternehmen, die die Forschungszulage beantragen, oft schon in der Anfangsphase und auch noch nach der Einreichung des Antrags. Die Ablehnung kann von der BSFZ (Bescheinigungsstelle Forschungszulage) oder in der zweiten Stufe vom Finanzamt erfolgen. Der wichtige Punkt, den der Antragsteller verstehen muss, ist, dass die Ablehnung nicht endgültig ist. Hier kann die Ablehnung rückgängig gemacht werden oder den Weg für einen gut vorbereiteten Neuantrag ebnen. Wenn ein Antragsteller eine Rückmeldung vom BSFZ oder vom Finanzamt erhält, sollte er diese zunächst verstehen und sorgfältig analysieren, um festzustellen, ob es sich um eine Ablehnung des Antrags handelt oder ob weitere Informationen über das Projekt angefordert werden, bevor die nächste Phase eingeleitet wird.

Hier finden Sie eine umfassende Übersicht über die Ablehnungsgründe, empfohlene Korrekturmaßnahmen sowie strategische Ansätze zur erfolgreichen Genehmigung des Antrags.

Gründe für die Ablehnung des Forschungszulagenantrags

Die Ablehnungen kommen nicht immer daher, dass die F&E-Projekte gänzlich ungeeignet sind, eine Bewilligung zu erhalten, sondern aufgrund der fehlenden Übereinstimmung mit den vordefinierten Kriterien wie den Frascati-Kriterien oder spezifischen BSFZ-Richtlinien.

Zu den Hauptgründen für die Ablehnung eines Antrags auf Forschungszulage gehören:

Fehlende technologische Unsicherheit:

Ein förderfähiges Projekt sollte auf Ergebnisse abzielen, die über das hinausgehen, was auf Basis des aktuellen Stands der Technik als offensichtlich gilt. Es muss ein Element der Unsicherheit enthalten sein, wie es in den Frascati-Kriterien definiert ist, das ein wesentliches Merkmal darstellt und Forschungsprojekte von anderen Vorhaben unterscheidet.

Unklare Projektdokumentation:

Das BSFZ legt großen Wert auf eine präzise und transparente Projektdokumentation. Wenn die Projektdokumentation in Bezug auf verschiedene Aspekte unklar ist, führt dies dazu, dass der Antrag abgelehnt wird, oder in manchen Fällen dazu, dass das BSFZ Rückfragen stellt, um zusätzliche Klarheit zu erhalten.

Fehlende Informationen:

Neben der Notwendigkeit einer klaren Dokumentation sieht das BSFZ auch einige Punkte als zwingend notwendig an, die in der Dokumentation enthalten sein müssen. Informationen über den Zeitplan des Projekts, Personalkosten, eine klare Aufschlüsselung der Arbeitspakete und Projektmeilensteine sind einige Beispiele für Bereiche, die auf höchster Ebene Klarheit benötigen. Diese Angaben müssen eindeutig und mit stichhaltigen Beweisen belegbar sein. Wird dies nicht beachtet, kann der Antrag selbst bei einem ausgezeichneten Forschungsprojekt zur Disqualifizierung führen.

Nicht förderfähige Forschungstätigkeiten:

Es gibt eine Reihe von Voraussetzungen für die Beantragung von Forschungsbeihilfen. Die Forschungsprojekte sollten entweder in die Kategorie der Grundlagenforschung, der industriellen Forschung oder der experimentellen Entwicklung fallen. Wenn die förderfähigen Aktivitäten und Projekttypen nicht übereinstimmen, führt dies zu einer Ablehnung. Projekte oder Aktivitäten wie Testmarketing, Marktforschung, UI/UX-Aktivitäten oder die Integration bekannter Technologien sind nicht förderfähig, um einen Forschungszuschuss zu beantragen.

Vage Terminologien:

Die Projektbeschreibung muss mit klaren Begriffen verfasst werden, die den Forschungscharakter des Projekts zum Ausdruck bringen und für Klarheit bei den Details sorgen. Das Hinzufügen vager Begriffe oder Formulierungen ist nicht zielführend, da es die Kernwerte des FuE-Projekts nicht deutlich macht.

Was ist der nächste Schritt, wenn ein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt wird?

Nach der Ablehnung eines Antrags gibt es zwei Möglichkeiten für den Antragsteller.

Einlegen eines Einspruchs

Der Einspruch kann innerhalb eines Monats nach Erhalt der Ablehnung eingelegt werden und sollte erfolgen, wenn das antragstellende Unternehmen der Ansicht ist, dass der Antrag aufgrund eines Missverständnisses oder einer falschen Beurteilung zu Unrecht abgelehnt wurde. Das Hauptaugenmerk bei der Einlegung eines Rechtsbehelfs sollte darauf liegen, zusätzliche Erklärungen und Beweise zur Untermauerung des Antrags vorzulegen, und nicht darauf, die Ablehnung in Frage zu stellen.

Der Antragsteller sollte in diesem Prozess die folgenden Punkte analysieren und beachten:

• Die Gründe für die Ablehnung Punkt für Punkt prüfen und nachvollziehen.

• Den Antrag mit den gesetzlichen Vorgaben vergleichen, um zu erkennen, an welchen Stellen die Angaben unklar oder unzureichend waren.

• Einen gut strukturierten Einspruch verfassen, der konkret auf die Ablehnungsgründe eingeht und gegebenenfalls zusätzliche Nachweise einreichen.

Wiedereinreichung eines verbesserten Antrags

Wenn der Antrag wegen struktureller Mängel und unzureichender Informationen abgelehnt wird, ist es sinnvoll, einen überarbeiteten Antrag einzureichen, anstatt Widerspruch einzulegen. Der überarbeitete Antrag muss gut vorbereitet sein und sicherstellen, dass alle wichtigen Elemente in den Projektunterlagen genau aufgeführt sind. Das bloße Hinzufügen weiterer Details zu den bereits vorhandenen wäre nicht zielführend.

Elemente, die bei der erneuten Antragstellung zu berücksichtigen sind:

• Neuformulierung der Projektbeschreibung

• Genaue und transparente Angaben zur Begründung des Antrags

• Bestätigung der Übereinstimmung des Projekts mit den BSFZ-Richtlinien und den Frascati-Kriterien.

Hinweis: Wenn eine Beschwerde eingereicht wird, kann das BSFZ-Büro 6 Monate bis ein Jahr brauchen, um die Beschwerde zu prüfen und eine Entscheidung zu treffen. Im Falle einer erneuten Antragstellung hat das BSFZ jedoch eine Genehmigungsfrist von 3 Monaten, was für die Antragsteller ein enormer Vorteil sein kann.

Maßnahmen zur Vermeidung von Antragsablehnungen

Die Ablehnung des Antrags deutet in erster Linie auf ein mangelhaftes Antragsverfahren und nicht auf ein fehlerhaftes Forschungsprojekt hin. Im Folgenden werden Maßnahmen zur Stärkung des Antrags dargestellt:

Evaluierung des Projekts:

Eine der wirksamsten Maßnahmen zur Sicherstellung eines erfolgreichen Antrags ist die Bewertung des Projekts durch einen externen Berater mit Fachkenntnissen im Bereich Forschungszulage. Diese Prüfung hilft, die Förderfähigkeit der Projekte aufzudecken und definiert die förderfähigen Ausgaben, um die Forschungszulage zu beantragen.

Sorgfältige interne Dokumentation:

Die Dokumentation aller Aspekte des Projekts ist von zentraler Bedeutung, wenn das Unternehmen eine Forschungszulage beantragt. Genaue Aufzeichnungen über Zeiterfassungsbögen, Humanressourcen, Arbeitspakete, angefallene Kosten, Meilensteine und Prototypen sind während des Antragsverfahrens sehr nützlich, da sie als klare Referenz für die Erstellung der Projektbeschreibung dienen und auch als Belege für die Anträge dienen.

Klare Informationen bereitstellen:

Bei den Erläuterungen ist es wichtig, klare wissenschaftliche Begriffe zu verwenden, die die Qualität der Forschungsprojekte erkennen lassen. Ideal ist es, in der Projektbeschreibung auf zweideutige Begriffe und Schlagworte zu verzichten.

Proaktive Planung:

Eine vorausschauende Planung, die die Forschungszulage als Förderstrategie berücksichtigt und die Abstimmung der Dokumentation, der Finanzplanung und anderer relevanter interner Abläufe des Projekts sicherstellt, kann dem Unternehmen helfen, einen fehlerfreien und erfolgreichen Antrag zu stellen.

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