Die Forschungszulage ist eine finanzielle Unterstützung in Form einer Steuerreduktion oder einer Steuergutschrift für Unternehmen, die förderfähige Forschungs- und Entwicklungsprojekte durchführen. Das Forschungszulagengesetz wurde Ende 2019 mit dem Ziel eingeführt, Innovationen aus allen Branchen zu fördern und Deutschland als F&E-Standort im internationalen Vergleich zu stärken.

Das Antragsverfahren zur Beantragung des Forschungszuschusses gliedert sich in zwei Stufen:

1. Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ), aus der hervorgeht, ob das Projekt die Kriterien für den Erhalt der Forschungszulage erfüllt

2. Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage, woraufhin das Finanzamt die Fördersumme mit der Ertragssteuerlast des Unternehmens verrechnet.

Antrag auf BSFZ-Bescheinigung

Der erste Schritt zum Erhalt der Forschungsförderung ist der Grundlagenbescheid von der BSZF, der bescheinigt, dass das Projekt unter die Kategorie Forschung und Entwicklung fällt und somit Anspruch auf Forschungszulage hat.

Erforderliche Dokumente zur Beantragung der BSFZ-Bescheinigung

Für den BSFZ-Antrag muss der Antragsteller folgende Unterlagen vorlegen:

1. Angaben zur Organisation:

In dem Antrag müssen alle erforderlichen Angaben zur Organisation gemacht werden:

• Name, Rechtsform und Adresse des Unternehmens

• Steuernummer

• Beteiligungsstruktur aller in Deutschland steuerpflichtigen verbundenen Unternehmen

• Geschäftsstatistik zu den letzten 3 abgeschlossenen Wirtschaftsjahren

• Angaben zum Geschäftszweig

2. Detaillierte Projektbeschreibung:

Es ist zwingend erforderlich, das Projekt im Initialantrag detailliert zu beschreiben, sodass auch für den Prüfer die Forschungs- und / oder Entwicklungsleistung ersichtlich ist. Die Projektbeschreibung sollte Folgendes enthalten:

• Ziel des jeweiligen F&E-Projekts

• Angewandte Methodik sowie Beschreibung der Arbeiten im Rahmen des Projekts

• Ungewissheit in Bezug auf das Ergebnis sowie technische oder wissenschaftliche Herausforderungen bei der Umsetzung des Projekts

• Neuartigkeit bzw. Abgrenzung zum Stand der Technik

3. Arbeitsplan:

Zusätzlich zur Projektbeschreibung muss dem Initialantrag ein Arbeitsplan beigefügt werden, der die folgenden Informationen inkludiert:

• Start- und (geplantes) Enddatum des Projekts

• kurze Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete

• ggf. Zuordnung der Arbeitspakete zu externen Auftragnehmern oder Kooperationspartnern

• zeitliche Einordnung der Meilensteine mithilfe eines Gant Charts

4. Personeller und finanzieller Rahmen:

Die BSFZ benötigt Informationen über die Anzahl der für das Projekt geleisteten Personenmonate aus den verschiedenen Qualifikationsgruppen sowie die hierfür entstandenen Kosten. Um den personellen und finanziellen Rahmen zu ermitteln müssen folgende Daten zu den im Projekt beteiligten Mitarbeitern zusammengetragen werden:

• Eintritts - und ggf. Austrittsdatum (sofern während der Projektlaufzeit)

• vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit

• vertraglich vereinbarter Urlaubsanspruch

• Zugehörigkeit zur Qualifikationsgruppe (Wissenschaftler, Techniker, Sonstige)

• Steuerbrutto und Arbeitgeberanteil für Zukunftssicherungssausgaben

• Arbeitszeit für das Projekt je Kalenderjahr

5. Unterauftragnehmer oder Kooperationspartner (falls vorhanden):

Wenn das F&E-Projekt zusammen mit einer anderen Einrichtung durchgeführt oder im Rahmen eines Unterauftrags an eine andere Organisation ausgelagert wird, muss das entsprechend bei dem BSFZ-Antrag angegeben werden. Folgende Angaben sind hierfür erforderlich:

• Name, Rechtsform und Adresse des Partners

• Kurzbeschreibung seines Aufgabenbereichs

• durch den Auftrag im Rahmen des F&E-Projekts entstandene Kosten je Kalenderjahr

6. Einzelheiten zu anderen Finanzierungen (falls vorhanden):

Der Antragsteller muss bestätigen, dass das beantragte Projekt in der Vergangenheit nicht bereits eine andere Förderung (nicht rückzahlbare Beihilfe) erhalten hat. Aufgrund des Doppelförderungsverbots ist es nicht zulässig, dieselben Kosten zweimal bezuschussen zu lassen.

Hinweis: Der Antrag mit allen erforderlichen Angaben ist online über das BSFZ-Portal mithilfe des Unternehmens-ELSTER-Zertifikats einzureichen.

Antragstellung beim Finanzamt

Nach Erhalt der BSFZ-Bescheinigung muss der Antragsteller einen Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt stellen. Dieser Antrag wird online über das ELSTER-Portal vom Unternehmen selbst oder vom Steuerberater gestellt.

Erforderliche Unterlagen für den Antrag beim Finanzamt

1. Angaben zum Unternehmen:

Allgemeine Informationen zum Unternehmen wie Name, Hauptsitz, Rechtsform, Steuernummer, Wirtschaftszweig gesetzlichen Vertretung und ggf. ertragssteuerliche Organschaft müssen angegeben werden, genau wie Angaben zu Lohnaufwendungen insgesamt sowie für Forschung & Entwicklung.

2. Angaben zum Projekt:

Dazu gehören:

• Vorhabens-ID des BSFZ-Bescheids

• Bezeichnung des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens

• Art des Projekts (z. B. eigenbetriebliche Forschung)

• Beginn der Arbeiten / Datum der Auftragserteilung

3. Angaben zu den Projektkosten:

Retrograd mit Abschluss des entsprechenden Wirtschaftsjahres werden die im F&E-Projekt angefallenen Ausgaben auf Grundlage der folgenden Elemente ermittelt:

• Personalkosten auf Basis der dokumentierten projektbezogenen Zeiterfassung, Steuerbrutto und AG-Anteil für Zukunftssicherung

• Nettorechnungsbeträge für externe Auftragsforschung und - entwicklung

• Abschreibungen von Anschaffungs- und Herstellkosten eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts, welches zum Zwecke des Forschungsprojekts genutzt wurde und dafür auch erforderlich war (ab März 2024)

4. Projektbezogene Zeiterfassung:

Für die Beantragung der Forschungszulage sind ab 2024 beim Finanzamt Unterlagen vorzulegen, aus denen die genaue Anzahl der pro Person geleisteten Arbeitsstunden hervorgeht. Das Dokument sollte GoBD-konform sein und dient dem Nachweis des Personalaufwands für das jefweilige Projekt. Hierfür kann der vom BMF zur Verfügung gestellte Musterstundenzettel genutzt werden.

Warum ist eine sorgfältige Dokumentation wichtig?

Eine akurate Projektdokumentation  ist die Grundlage für eine erfolgreiche Beantragung der Forschungszulage in Deutschland. Bei der Beantragung der BSFZ-Bescheinigung und der späteren Festsetzung beim Finanzamt wird großer Wert auf die Klarheit der eingereichten Informationen, Transparenz, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der projektbezogenen Unterlagen gelegt.

Inhaltliche Validierung:

Ein positiver BSFZ-Bescheid wird für die Projekte ausgestellt, die die folgenden 3 Frascati-Kriterien erfüllen:

• Neuartigkeit

• Unwägbarkeiten

• Planmäßigkeit

Hinweis: Wenn diese 3 Kriterien durch die Projektdokumentation nicht nachgewiesen werden können, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die BSFZ-Bewilligung selbst für ein ausgezeichnetes Forschungsprojekt verweigert wird.

Finanzielle Validierung:

Sobald die BSFZ-Bewilligung erteilt wurde, prüft das Finanzamt im zweiten Schritt alle finanziellen Aspekte des Antrags, einschließlich

• Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung

• Stundenzettel

• Projektunterlagen zu beantragten Unteraufträgen

• Kurzberichte zum Stand des Projektes am Ende der jeweiligen Wirtschaftsjahre

• Abschreibungspläne

Begrenzung von Verzögerungen und Ablehnung:

Unklare oder unvollständige Unterlagen können zu Problemen führen, z. B.

• Verzögerungen bei der Erlangung der BSFZ-Bescheinigung oder der Genehmigung durch das Finanzamt

• Ablehnung des Antrags

• Ein geringerer Betrag der erhaltenen Fördermittel, da nur ein Teil der bewilligten Ausgaben validiert werden konnte.

Rechtliche Verpflichtung:

Die Antragsteller versichern verbindlich, dass alle eingereichten Informationen richtig und genau sind, dass sie über Unterlagen verfügen, die die beantragten Projektkosten belegen und, dass sie für die gleichen Ausgaben noch keine andere Förderung erhalten haben.

Kohärenz der Informationen:

Spätestens im Falle einer Betriebsprüfung ist die Einheitlichkeit der Projektangaben über verschiedene Plattformen hinweg essenziell, um Unstimmigkeiten zu vermeiden:

• Einheitliche Nachvollziehbarkeit:
  Alle Daten (Stunden, Gehaltsdaten, Kosten) müssen in allen Systemen (BSFZ-Portal, Elster-Portal, internes CRM-System, ...) deckungsgleich sein, damit bei Prüfungen durch Finanzamt, BSFZ oder Betriebsprüfer keine Widersprüche entstehen.

• Effizienz in der Verwaltung:
  Ein zentrales, konsistentes System vermeidet doppelte Datenerfassung und erleichtert den SOLL-IST-Abgleich.

• Vermeidung von Fehlern:
  Inkonsistenzen zwischen z.B. Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Antrag führen zu Mehrarbeit und erhöhtem Risiko von Fehlern.