10. Jan. 2024
Unser Schritt in Richtung ISO/IEC 27001
Wir streben die ISO/IEC 27001 Zertifizierung an, um unsere Verpflichtung zu maximaler Datensicherheit und Effizienz zu unterstreichen. Mit der Einführung eines ISMS optimieren wir unser Risikomanagement und unsere Sicherheitsprozesse. Dieses Vorhaben stärkt nicht nur unsere internen Standards, sondern auch das Vertrauen unserer Kunden und Partner.
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30. Juli 2025
Wie Sie FuE-Stunden korrekt dokumentieren, um eine erfolgreiche Forschungszulage zu beantragen
Die Forschungszulage ist eine steuerliche Fördermaßnahme der deutschen Bundesregierung zur Förderung von Innovationen durch finanzielle Unterstützung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten. Das Programm ermöglicht es Unternehmen mit qualifizierten Forschungsaktivitäten, bis zu 25 % (35 % für KMU) ihrer förderfähigen Ausgaben, hauptsächlich Personalkosten, über die Forschungs- und Entwicklungssteuergutschriften geltend zu machen. Um die Ansprüche zu begründen, ist es zwingend erforderlich, eine genaue und transparente Dokumentation der Arbeitszeiten anhand der für die FuE-Aktivitäten vorgesehenen Arbeitszeitnachweise vorzulegen. Weiterführende Lektüre: Erfahren Sie mehr darüber, wie die Forschungszulage funktioniert und wer antragsberechtigt ist, in unserem umfassenden Leitfaden zur Forschungszulage 2025.Das Führen eines Arbeitszeitnachweises ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiges Dokument, das die von den Mitarbeitern für das Projekt aufgewendete Zeit darstellt, während die Forschungszulage beantragt wird. Gemäß dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem BSFZ sind nur die in den Dokumenten erfassten Stunden förderfähig, und Daten, die ausgelassen oder falsch dargestellt werden, werden bei der Beantragung der Forschungszulage nicht berücksichtigt. Um die Übereinstimmung der Anträge mit den Richtlinien sicherzustellen und die Prüfung zu erleichtern, hat das BMF eine offizielle Zeiterfassungsvorlage erstellt. Die Vorlage soll dem Antragsteller transparente Richtlinien an die Hand geben, damit er seine Daten im richtigen Format erfasst, indem er alle Pflichtfelder überprüft. Die gesetzlichen Anforderungen verpflichten den Antragsteller nicht, diese Vorlage zu verwenden, aber sie wurde in Übereinstimmung mit den GoBD erstellt. Wenn das Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, müssen für jedes Projekt separate Arbeitszeitnachweise geführt werden.Bestandteile der offiziellen ArbeitszeiterfassungDie Arbeitszeiterfassung dient der Dokumentation der effektiven Arbeitszeiten in einer für die Unternehmen standardisierten Struktur. Die Arbeitszeiterfassung umfasst zwei Hauptabschnitte, in denen die jährlichen Arbeitszeiten und die monatlichen Arbeitszeiten aufgeführt sind.1. JahreszeitberechnungDie verschiedenen Aspekte der jährlichen Zeiterfassung werden anhand der folgenden Hauptpunkte ermittelt.Vertragliche Arbeitszeiten: Die Gesamtzahl der effektiven Stunden für das Jahr wird als Wochenstunden x 52 Wochen berechnet. Abzüge: Feiertage, Urlaubstage des Personals, Krankheitszeiten und Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub werden bei der Berechnung der effektiven Arbeitszeit abgezogen, da sie als Grundlage für die Berechnung des prozentualen Anteils der für Forschung und Entwicklung aufgewendeten Stunden an der gesamten jährlichen Arbeitszeit dienen.2. Dokumentation von Forschungs- und EntwicklungsaktivitätenMonatliche Daten: Im Laufe des Monats sollte die Zeit, die jede Person täglich für die Ausführung der Aufgaben aufgewendet hat, separat erfasst werden.Projektidentifikation: Wenn ein Unternehmen mehrere FuE-Projekte gleichzeitig durchführt, muss es für jedes Projekt separate Stundenzettel führen. Ein Stundenzettel ist für ein bestimmtes, vom BSFZ zertifiziertes Projekt vorgesehen.Angaben zum Personal: Bei der Eingabe der Daten müssen die Angaben zu den Mitarbeitern, die die Tätigkeiten ausführen, klar erfasst werden, einschließlich ihrer Namen, Bezeichnungen und der Art der von ihnen durchgeführten FuE-Arbeiten.Ausgeschlossene Tätigkeiten: Tätigkeiten wie Verwaltung, Management und Logistik sind nicht berechtigt, in die Stundenzettel aufgenommen zu werden, die zur Beantragung von Forschungszuschüssen dienen.Genehmigungen: Die in den Stundenzetteln angegebenen Daten müssen vom Personal und vom Projektleiter durch Überprüfung der Informationen und mit ihrer Unterschrift bestätigt und genehmigt werden.3. Zusätzliche RichtlinienSchwellenwert: Von den insgesamt für FuE-Projektaktivitäten aufgewendeten Stunden sind nur bis zu 40 Stunden pro Woche, d. h. 2080 Stunden pro Jahr für eine Person, förderfähig, selbst wenn der Mitarbeiter Überstunden für das Projekt leistet.Aufbewahrung von Unterlagen: Arbeitszeitnachweise müssen aufbewahrt und auf Anfrage zur Überprüfung des Antrags und für zukünftige Audits vorgelegt werden. Gründe für die Führung eines genauen ArbeitszeitnachweisesDie Führung eines authentischen und überprüfbaren Arbeitszeitnachweises bestätigt, dass der Antrag des Unternehmens:transparent ist, mit nachvollziehbaren Unterlagen und revisionssicherklar in Bezug auf den Antrag auf der Grundlage qualifizierter Ausgaben und einer effektiven Anwendungim Einklang mit dem Antrag und dem Verfahren gemäß den Richtlinien des BSFZ und des Finanzamtes steht.FazitDas Forschungszulage-Programm bietet sowohl kleinen als auch großen Unternehmen finanzielle Vorteile, und es liegt in der Hand des Unternehmens, das Beste aus dieser staatlichen Initiative zu machen. Die genaue Dokumentation mit Transparenz und überprüfbaren Aufzeichnungen ist einer der wichtigen Schritte im Antragsverfahren. Der Stundenzettel verschafft den Unternehmen Klarheit darüber, welche Informationen in Bezug auf die am FuE-Projekt beteiligten Mitarbeiter erfasst werden müssen und wie diese im Rahmen des Antrags auf Forschungszulage verarbeitet werden. Ein authentischer Dokumentationsprozess und eine effektive Antragstellung helfen einem Unternehmen, finanzielle Unterstützung in Form von Steuergutschriften zu erhalten und seine FuE-Bemühungen zur Förderung von Innovationen zu steigern. Wenden Sie sich an innoscripta, um mehr über den effizienten Dokumentationsprozess für FuE-Projekte zu erfahren und eine benutzerfreundliche Softwareplattform zur Zeiterfassung zu entdecken, mit der Sie erfolgreich Forschungszulagen beantragen können.
08. Aug. 2025
Patente und ihre Auswirkungen auf die Forschungszulage in Deutschland
Was ist ein Patent? Was kann patentiert werden? Das sind die häufigsten Fragen, die sich Stakeholder eines Unternehmens mit F&E-Projekten und Innovationen stellen. In Deutschland ist das Patent Teil des gewerblichen Schutzrechts, das dem Inhaber das ausschließliche Recht zur Nutzung seiner Innovation gewährt. Die Antwort auf die Frage, was patentiert werden kann, ist weit gefasst, da sie nicht auf bestimmte Arten von Erfindungen, Branchen oder Unternehmensgrößen beschränkt ist, sondern auf der Grundlage der Neuheit, Nicht-Offensichtlichkeit und gewerblichen Anwendbarkeit der Erfindung gewährt wird. Um eine Erfindung patentieren zu lassen, muss die Anmeldung beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) eingereicht werden. Der Anmelder muss die Einzelheiten der Erfindung einschließlich ihrer technischen Spezifikationen offenlegen und für Transparenz sorgen, sodass ein Fachmann sie ohne weitere Informationen nutzen oder reproduzieren kann. Nach Einreichung der Anmeldung können keine zusätzlichen Informationen mehr hinzugefügt werden. Die Patentanmeldung kann auf zwei Arten eingereicht werden: entweder schriftlich über ein Patentinformationszentrum oder elektronisch über die Software DPMAdirektPro.Nach Einreichung der Anmeldung erfolgt eine gesetzliche Prüfung, um die Patentierbarkeit der Erfindung festzustellen. Die detaillierte Prüfung umfasst die Konformitätsbewertung, die Einstufung nach der Internationalen Patentklassifikation (IPC) und die Überprüfung der Neuheit der Erfindung. Sobald eine Erfindung patentiert ist, hat sie eine Gültigkeit von bis zu 20 Jahren, wobei ab dem dritten Jahr Verlängerungsgebühren anfallen. Sie wird im Patentblatt veröffentlicht und die Informationen sind auch auf Websites wie EPATISnet und DPMAregister verfügbar.Die Forschungszulage ist ein Steueranreizprogramm zur Förderung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten und Innovationen. Dabei wird die finanzielle Unterstützung in Form von Steuergutschriften an Unternehmen mit qualifizierten Forschungsprojekten gewährt und basiert auf den förderfähigen Forschungs- und Entwicklungskosten, die für das Projekt angefallen sind. Die Förderfähigkeit eines Projekts wird durch die Analyse seiner Aspekte auf der Grundlage der im Frascati-Handbuch festgelegten Kriterien definiert, wonach Merkmale wie Neuheit, Kreativität, Unsicherheit und ein systematischer Ansatz vorhanden sein müssen. Die Validierung, um festzustellen, ob ein Projekt als F&E qualifiziert ist, wird von der BSFZ (Bescheinigungsstelle Forschungszulage) durchgeführt. Dies ist der erste Schritt im Prozess der Beantragung der Forschungszulage, um ein BSFZ-Zertifikat zu erhalten, das die Qualifizierung des Projekts als F&E-Projekt bescheinigt. Der zweite Schritt besteht darin, die Forschungszulage durch Einreichung des Antrags beim Finanzamt zu beantragen. Warum ist ein Patent für Forschung und Entwicklung wichtig?Ein Patent ist ein Schutz für den Erfinder oder das Unternehmen, damit diese ihre Arbeit exklusiv nutzen können und eine Nachahmung oder Vervielfältigung durch andere verhindert wird. Deutschland wendet strenge Kriterien für die Erteilung von Patenten auf Erfindungen an, wobei nur technische Erfindungen in Frage kommen. Um ein Patent zu erhalten, muss eine Erfindung die folgenden Kriterien gemäß § 1 Abs. 1 des Patentgesetzes erfüllen:Neuheit: Die Erfindung muss brandneu und vom Stand der Technik abgrenzbar sein. Sie darf zuvor nicht durch schriftliche oder mündliche Beschreibungen oder Ausstellungen öffentlich bekannt gemacht worden sein. Erfinderische Tätigkeit: Die Erfindung darf nicht naheliegend sein und muss einen technischen Fortschritt gegenüber dem Stand der Technik darstellen.Industrielle Anwendbarkeit: Die Erfindung sollte in jeder Branche einsetzbar und reproduzierbar sein.Diese Aspekte stimmen weitgehend mit den Kriterien überein, die ein F&E-Projekt im Hinblick auf Forschungszulagen definieren. So heißt es beispielsweise im Frascati-Handbuch, dass F&E-Arbeiten neues Wissen generieren müssen, keine Routinearbeiten sein dürfen und Unsicherheiten beinhalten sollten. Neuheit als Kriterium: Für Patent- und ForschungszulagenanträgeNeuheit ist ein gängiges Konzept sowohl bei der Patentierung als auch bei der Genehmigung von Forschungszulagen. Bei Patenten ist die Definition von Neuheit sehr streng und global. Die Anmeldung einer bestimmten Erfindung zum Patent wird abgelehnt, wenn die gleiche Art von Wissen vor dem Anmeldetag weltweit in irgendeiner Form öffentlich zugänglich war.Im Rahmen des Forschungszulage-Antragsverfahrens wird die Neuheit im Kontext des Unternehmens bewertet. Gemäß den Vorgaben des Frascati-Handbuchs muss ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt neues Wissen generieren, das in der Branche noch nicht vorhanden und für das Unternehmen neu ist. Die Reproduktion bestehender Arbeiten und bekannter Ergebnisse sowie Reverse Engineering gelten nicht als neu. Eine neue Anwendung oder ein neuer Anwendungsfall für eine bestehende Technologie mit allen damit verbundenen Risiken und Unsicherheiten könnte für die Forschungszulage in Frage kommen, auch wenn sie nicht patentierbar ist. Insgesamt sind die Förderkriterien für die Forschungszulage niedriger als die für Patente.Wie schafft ein Patent einen Mehrwert während des BSFZ-Prüfungsverfahrens?Auch wenn ein Patent für die Beantragung der Forschungszulage nicht zwingend erforderlich ist, kann es während der BSFZ-Prüfung einen erheblichen Mehrwert für das Projekt schaffen. Hierfür gibt es mehrere Gründe:Nachgewiesene Neuheit: Ein Patent belegt die Neuheit einer Erfindung, die ein zentrales Kriterium für Forschung und Entwicklung erfüllt. Es besteht kein Zweifel an der Neuheit des Projekts, das ein Patent erhalten hat, da es alle komplexen Anforderungen erfüllt. Bestätigung der erfinderischen Tätigkeit: Eine der Voraussetzungen für die Erteilung eines Patents für eine Erfindung ist deren Nicht-Offensichtlichkeit. Dies steht in engem Zusammenhang mit den Kriterien der Kreativität und des systematischen Ansatzes und belegt, dass das Projekt als Forschung und Entwicklung qualifiziert ist. Eindeutige systematische Dokumentation:Die Patentanmeldung selbst erfordert eine detaillierte und genaue Dokumentation, was sich positiv auf die Beantragung von Forschungszuschüssen auswirkt und zu einer erfolgreichen Anmeldung führt.Hinweis: Die Kosten für die Patentanmeldung können nicht unter den Ausgaben im Forschungszulage-Antrag aufgeführt werden. Die förderfähigen Ausgaben sind ausschließlich diejenigen, die für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten anfallen, und keine Verwaltungskosten.Praktische Empfehlungen für Unternehmen zu Patenten und ForschungszulagenUm das Beste aus Patenten und Forschungszulagen herauszuholen, können Unternehmen folgende praktische Schritte in Betracht ziehen:1. Wahrung der Vertraulichkeit der Erfindung: Vor der Patentanmeldung müssen die Details der Erfindung vertraulich behandelt werden, auch in Präsentationen oder internen Besprechungen mit allen Beteiligten, um ihre Neuheit zu wahren und Doppelarbeit aufgrund vorzeitiger Offenlegung zu vermeiden. In dieser Phase kann es von Vorteil sein, gleichzeitig die Forschungszulage und ein Patent zu beantragen, da dies den Unternehmen hilft, die komplexe Dokumentation in einem einzigen Prozess zu bewältigen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. 2. Verwendung von Patentdokumenten zur Unterstützung des Forschungszulagenantrags: Ähnlich wie beim Antrag auf Forschungszulage erfordert auch die Patentanmeldung eine detaillierte technische Dokumentation. Diese strukturierten Informationen können bei der Beantragung der Zulage ein starkes Argument sein, da sie den systematischen Ansatz und die Reproduzierbarkeit der Forschungsarbeit während der BSFZ-Prüfung widerspiegeln. 3. Frühzeitige Beantragung der Forschungszulage:Auch wenn es möglich ist, die Forschungszulage rückwirkend für bis zu vier Jahre zu beantragen, hat eine frühzeitige Beantragung ihre eigenen Vorteile, wie z. B. eine schnellere Genehmigung. Dies kann einem Unternehmen helfen, seine Liquidität und sein Budget für neue Innovationen aufrechtzuerhalten.Fazit: Ein Patent ist ein starker Verbündeter, aber keine VoraussetzungObwohl ein Patent für die Beantragung der Forschungszulage nicht zwingend erforderlich ist, kann es während des Antragsverfahrens einen erheblichen Mehrwert bieten, indem es die Förderfähigkeit des Forschungs- und Entwicklungsprojekts unterstreicht und Elemente wie Neuheit und systematischen Ansatz hervorhebt. Letztendlich sollten Unternehmen Patente als strategischen Verbündeten für die Forschungszulage betrachten, der zwar nicht unbedingt erforderlich ist, aber bei sorgfältiger Integration in die Forschungsziele und Zeitpläne einen Mehrwert bieten kann.
