05. Feb. 2025
Externe Rechnungen als Erfolgsfaktor
Externe Rechnungen strategisch einsetzen – Bilanz und Liquidität gezielt optimieren!
In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten ist eine strategische Finanzplanung essenziell. Entscheidungsträger stehen vor der Herausforderung, Liquidität zu sichern, Investitionen optimal zu nutzen und gleichzeitig steuerliche Vorteile auszuschöpfen. Eine oft unterschätzte Möglichkeit bietet die Forschungszulage – eine gesetzlich geregelte Steuerrückzahlung, die innovative Unternehmen gezielt zur finanziellen Optimierung einsetzen können. Besonders durch die Einbindung externer Rechnungen lassen sich signifikante Vorteile erzielen, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen.
Optimierung von Bilanz und Liquidität durch externe Rechnungen
Die Forschungszulage ermöglicht Unternehmen eine Steuerrückzahlung von bis zu 35 %* der förderfähigen Kosten. Insbesondere für Entscheidungsträger bietet sich hier die Chance, externe Rechnungen strategisch in die Finanzplanung einzubinden. Durch eine gezielte Dokumentation und Berücksichtigung dieser Aufwendungen können Unternehmen nicht nur ihre Liquidität verbessern, sondern auch ihre Bilanz nachhaltig stärken. Der Vorteil: Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen können als Investitionen steuerlich geltend gemacht werden, was zusätzliche finanzielle Spielräume schafft. Eine präzise Dokumentation gewährleistet darüber hinaus maximale Sicherheit und eine reibungslose Anerkennung durch das Finanzamt.
Welche externen Kosten sind förderfähig?
Externe Rechnungen, die sich auf Forschung und Entwicklung (F&E) beziehen, sind unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig. Dazu gehören insbesondere:
Externe Entwicklungsdienstleistungen – beispielsweise: Softwareentwicklung, Ingenieursdienstleistungen oder technologische Beratungen.
Prototypenkosten
Auftragsforschung – Beauftragung von Hochschulen oder Instituten zur Erarbeitung oder Umsetzung innovativer Konzepte.
Technologie-Investitionen – Anschaffung und Nutzung spezieller Anlagen für die Produktion.
Durch eine gezielte Planung und die korrekte Zuordnung dieser Kosten lassen sich erhebliche Steuervorteile realisieren, die unmittelbar die finanzielle Stabilität des Unternehmens stärken.
Fallstricke vermeiden – Risiken minimieren
Trotz der attraktiven Fördermöglichkeiten gibt es einige Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Fehlende oder unzureichende Dokumentation kann dazu führen, dass Ausgaben nicht anerkannt werden. Eine klare Trennung zwischen regulären Betriebsausgaben und forschungsrelevanten Kosten ist essenziell, um Rückforderungen zu vermeiden. Zudem unterliegen hohe Fördersummen häufig detaillierten Betriebsprüfungen, die eine revisionssichere Dokumentation erfordern. Entscheidungsträger müssen sich auch der persönlichen Haftungsrisiken bewusst sein, falls Forschungsaufwendungen nicht korrekt deklariert wurden.
innoscripta als strategischer Partner für eine revisionssichere Umsetzung
Um Unternehmen bei der optimalen Nutzung der Forschungszulage zu unterstützen, bietet innoscripta mit Clusterix eine digitale Lösung für eine transparente und revisionssichere Dokumentation. Die automatisierte Erfassung und Archivierung relevanter Belege stellt sicher, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt werden. Zudem ermöglicht Clusterix die Erstellung individueller Berichte für Finanzämter und Prüfer, sodass die Anträge ohne Risiko durchgesetzt werden können.
Dank umfangreicher Erfahrung aus einer Vielzahl erfolgreicher Betriebsprüfungen kennen wir die spezifischen Anforderungen der Finanzbehörden und unterstützen Unternehmen dabei, steuerliche Vorteile effizient und rechtssicher zu nutzen. Die gezielte Integration externer Rechnungen in die Forschungszulage ist dabei ein entscheidender Hebel zur Optimierung der Finanzstrategie – mit minimalem Aufwand und maximalem Nutzen.
Unternehmen, die ihre Liquidität nachhaltig verbessern und steuerliche Spielräume bestmöglich ausschöpfen möchten, sollten die Chancen der Forschungszulage nicht ungenutzt lassen. Mit der richtigen Strategie und einem erfahrenen Partner an der Seite lässt sich das volle Potenzial dieser Förderung ausschöpfen.
*gilt für KMU ab 28.03.2024
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Ziel der steuerlichen Forschungszulage ist es, Innovation erschwinglicher zu machen. Sie ergänzt andere Fördermöglichkeiten auf nationaler Ebene und seitens der Europäischen Union und wird damit zu einem zentralen Baustein der deutschen Innovationsinitiativen.Im Gegensatz zu traditionellen Fördermethoden erfolgt die Vergabe der Forschungszulage ohne Wettbewerbsverfahren. Projekte, die die festgelegten Voraussetzungen erfüllen, können von der finanziellen Unterstützung des Staates profitieren. Kurzinfos:ElementDetailsStartjahr2020Insgesamt beansprucht (2024)über 2,5 Milliarden EuroArt der FörderungSteuerliche Gutschrift oder AuszahlungMaximal förderfähige F&E-Kosten (2025)10 Millionen Euro pro Unternehmen und JahrWer ist antragsberechtigt für die Forschungszulage?KMU und Große Unternehmen: Kleine und mittlere Unternehmen sowie Konzerne aus allen Branchen können einen Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt stellen. Dadurch können Innovationen auf allen Ebenen und in jeder Unternehmensgröße, von multinationalen Konzernen bis hin zu regionalen Unternehmen, gefördert werden.Einzelforscher/Forschende Partnerschaften: Selbstständige Forscher, Unternehmer oder freiberufliche FuE-Experten können die Forschungszulage beantragen. Partnerschaften oder Einzelunternehmer profitieren in ähnlicher Weise wie KMU und Großunternehmen, wobei die Höhe der Förderung je nach Projektkriterien variiert. Start-ups: Start-ups, die sich auf zukunftsorientierte Bereiche wie Technologie, Biotechnologie, Gesundheitswesen, nachhaltige Entwicklung und Produktion konzentrieren, wird große Bedeutung beigemessen. Die Regierung erkennt, dass gerade junge Unternehmen in der frühen Phase oft mit hohen Ausgaben für Forschung und Entwicklung konfrontiert sind, während die Einnahmen noch begrenzt sind. Daher liegt ein besonderer Fokus darauf, sie durch finanzielle Förderungen gezielt zu unterstützen.Falls Ihr Unternehmen derzeit als „Unternehmen in Schwierigkeiten“ (UiS) eingestuft ist, gelten besondere Regeln und Ausnahmen, die Sie berücksichtigen müssen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden „Unternehmen in Schwierigkeiten und die Forschungszulage“.Arten der förderfähigen ForschungGrundlagenforschung: Forschung mit dem Ziel, Wissen in einem bestimmten Fachgebiet zu vertiefen, ohne unmittelbare praktische Anwendung. Sie ist in der Regel theoretischer und experimenteller Natur.Industrielle Forschung: Die gezielte und systematische Gewinnung neuen Wissens oder Know-hows zur Entwicklung neuer oder wesentlich verbesserter Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen.Experimentelle Entwicklung: Systematische und praxisorientierte Forschung mit dem Ziel, neue Produkte zu entwickeln z.B. die Entwicklung eines neuen Geräts auf Basis vorhandenen Wissens, das auf konkrete Marktanforderungen ausgerichtet ist.Die erweiterte Förderfähigkeit stellt sicher, dass sowohl Entwickler als auch Wissenschaftler finanzielle Unterstützung der Regierung für ihre Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten in Anspruch nehmen können.Von der Förderung ausgeschlossen sind hingegen routinemäßige Produkt- oder Softwareaktualisierungen, Marktforschungen sowie Testvermarktungen oder kommerzielle Produktionsversuche. Besonderer Fokus: KMU und erhöhte FördersätzeKleine und mittlere Unternehmen (KMU), die einen wesentlichen Teil der deutschen Unternehmenslandschaft ausmachen, leisten etwa 54 % der nationalen Forschungs und Entwicklungsinvestitionen und profitieren inzwischen vonHöheren Fördersätzen (bis zu 35 %)Vereinfachter DokumentationsanforderungenPriorität bei Zertifizierungsverfahren AntragsverfahrenDie Antragstellung der Forschungszulage erfolgt zweistufig:Technische ProjektantragsphaseDer Antragsteller muss nachweisen, dass das Projekt die festgelegten Frascati-Kriterien für F&E erfüllt und als F&E Projekt qualifiziert werden kann, indem er eine Projektbeschreibung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) einreicht. Projekte müssen die tatsächlichen Forschungsmerkmale gemäß den Frascati-Kriterien aufweisen, die als internationaler Standard zur Definition von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten gelten. Nach positiver Begutachtung des Projekts wird eine Bescheinigung für das FuE-Vorhaben ausgestellt und zur weiteren Bearbeitung an das Finanzamt übermittelt, um die Förderung zu erhalten. Anforderungen in dieser Phase:1. Detaillierte Projektbeschreibung mit technischer Problemstellung2. Beschreibung wissenschaftlicher Unsicherheiten im Hinblick auf das Projektergebnis3. Methoden und Meilensteine des Projekts 4. Erwartete Ergebnisse bzw. Resultate des ProjektsZeitrahmen: 1. Bearbeitung: 6 bis 8 Wochen2. Erfolgsquote: ca. 80 bis 85 % bei gut vorbereiteten AnträgenSteuerliche PrüfungsphaseWährend es in der ersten Phase darum geht nachzuweisen, dass das Vorhaben als F&E-Projekt eingestuft werden kann, bezieht sich die zweite Phase auf die Projektkosten.Die Projektkosten werden jährlich im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht. Dazu müssen die Kostendetails des Projekts in der jährlichen Steuererklärung eingereicht werden. Die Forschungszulage wird entweder als Steuerermäßigung angerechnet oder, sofern keine Steuerlast besteht, als direkter Betrag ausgezahlt.Hinweis: Die Forschungszulage kann auch rückwirkend für Projekte beantragt werden, die am oder nach dem 1. Januar 2020 begonnen wurden. Das bedeutet, dass neben laufenden auch bereits abgeschlossene Projekte förderfähig sind und von den finanziellen Vorteilen profitieren können.Welche Fördermittel und Vorteile Unternehmen durch die Forschungszulage erhalten?Im Jahr 2025 bietet die Forschungszulage eine erhebliche finanzielle Unterstützung. KategorieBetragBasissatz25 % der förderfähigen AusgabenErhöhter KMU-SatzBis zu 35 %Maximal förderfähige F&E-Kosten10 Millionen EuroWelche Kosten sind förderfähig?Zu den förderfähigen FuE-Ausgaben zählen: Personalkosten: Gehälter und Löhne für internes und externes Forschungspersonal, das direkt in F&E Projekte eingebunden ist. Auftragsforschung: Kosten für ausgelagerte Forschungsaktivitäten an andere Unternehmen mit Sitz in der EU (förderfähig bis zu 70 % des Vertragswertes).Material und Verbrauchskosten: Materialien und Verbrauchsgüter, die unmittelbar im Forschungsprozess eingesetzt wurden.Nicht förderfähig sind Ausgaben für Aktivitäten wie Marketing, Verwaltungskosten oder routinemäßige Produkttests. Beispielrechnung: Wenn ein Unternehmen 2 Mio. € in Forschung und Entwicklung investiert: Förderung zum Basissatz (25 %): 500.000 € steuerliche Gutschrift Förderung für KMU (35 %): 700.000 € steuerliche Gutschrift Was ist neu 2025? (Wichtige Aktualisierungen in 2025)Die deutsche Bundesregierung hat bedeutende Neuerungen im Rahmen des Forschungszulagengesetzes (FZulG) eingeführt, um Innovationen in Unternehmen aller Größenordnungen gezielt zu fördern. Die Änderungen wurden durch das Wachstumschancengesetz vorgestellt und offiziell im Bundesgesetzblatt (Teil I Nr. 108, 27.03.2024) veröffentlicht.Im Folgenden sind die wichtigsten Änderungen aufgeführt, die am 1. Januar 2025 in Kraft getreten sind.Erhöhung der FördergrenzeDie maximal förderfähigen FuE-Kosten wurden von 4 Mio. € auf 10 Mio. € pro Jahr angehoben. Beispielrechnung mit Basissatz und KMU-Satz: Basissatz (25 %): 2,5 Mio. € pro JahrKMU-Satz (35 %): 3,5 Mio. € pro JahrRechtsgrundlage: Art. 27, BGBl. I 2024 Nr. 108 – S. 399Erhöhter Fördersatz für KMUKleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren nun von einem erhöhten Fördersatz von 35 %. Dieser wurde vom bisherigen Satz von 25 % angehoben und soll gezielt Innovation sowie das Wachstum von Forschung und Entwicklung im deutschen KMU-Sektor fördern. Rechtsgrundlage: § 3 (3) FZulG, BGBl. I 2024 Nr. 108Abschreibungen auf Sachanlagen jetzt förderfähigAbschreibungen auf bewegliche, selbst hergestellte Anlagegüter, die für F&E-Projekte verwendet werden, sind nun förderfähig. Dies gilt für Wirtschaftsgüter, die nach dem 27. März 2024 angeschafft wurden und ausschließlich für F&E-Projekte genutzt werden. Rechtsgrundlage: § 3 (4a) FZulG, BGBl. I 2024 Nr. 108 – S. 399Aktualisierter Fördersatz für AuftragsforschungAuftragsforschung unter der Forschungszulage war bisher nur zu 60 % förderfähig, nun wurde dieser Anteil auf 70 % erhöht. Rechtsgrundlage: § 3 (4) Satz 2 FZulG, BGBl. I 2024 Nr. 108 – S. 398Erhöhter StundensatzAlleinunternehmer und Partner, die aktiv an FuE-Projekten mitarbeiten, können nun einen pauschalen Stundensatz von 70 € geltend machen. Der bisherige Satz betrug 40 € pro Stunde.Rechtsgrundlage: § 3 (6) Satz 2 FZulG, BGBl. I 2024 Nr. 108 – S. 399Beschleunigte Auszahlung der ForschungszulageAb 2025 haben Unternehmen die Möglichkeit, die Forschungszulage bereits mit den Quartalszahlungen zur Körperschaftsteuer zu verrechnen, ohne auf die Jahressteuererklärung warten zu müssen. Diese Regelung ist für Start-ups mit akutem Finanzierungsbedarf besonders vorteilhaft. Rechtsgrundlage: § 11 (1) FZulG (neu), BGBl. I 2024 Nr. 108 – S. 400Hinweis: Das Bundeskabinett hat einen Gesetzentwurf gebilligt, der die maximal förderfähigen Aufwendungen für die Forschungszulage von 10 Millionen Euro auf 12 Millionen Euro anheben würde. Die Änderung gilt für Forschungsprojekte, die am oder nach dem 1. Januar 2026 beginnen, und soll voraussichtlich bis 2030 anwendbar sein.Häufige Fehler, die vermieden werden solltenAuch wenn die Beantragung der Forschungszulage mittlerweile vereinfacht wurde, gibt es dennoch Punkte, die beachtet werden müssen, um eine Ablehnung zu vermeiden. Diese sind: Unzureichende Angaben: Fehlende klare Informationen und technische Details in der Projektbeschreibung führen häufig zur Ablehnung des Antrags.Fehlinterpretation: Wenn die als „Forschung“ angegebenen Tätigkeiten tatsächlich nicht in die Kategorie Forschung und Entwicklung (FuE) fallen, wird der Antrag abgelehnt. Regelmäßige Software-Updates oder Designänderungen qualifizieren sich nicht für den Prozess.Verzögerungen: Das Versäumen von Fristen oder eine verspätete Antragstellung können selbst bei herausragenden Forschungsprojekten zur Ablehnung führen.Pro-Tipp: Eine BSFZ-Antragstellung als eine Art Mini-Forschungsantrag zu gestalten und dabei die wissenschaftlichen Unsicherheiten des Projekts klar darzulegen, hilft dem Antragsteller, eine Ablehnung zu vermeiden. FazitDie Forschungszulage bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, Forschungs- und Entwicklungsprojekte sowie Innovationen in Deutschland voranzutreiben und zu finanzieren. Einzelne Forschende, Start-ups, KMU sowie Großunternehmen haben Anspruch auf finanzielle Vorteile in Form von Steuergutschriften oder Auszahlungen für förderfähige Forschungsprojekte. Mit einem klar strukturierten Antragsverfahren und großzügigen Fördermitteln ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um wirkungsvolle Forschungsprojekte zu starten. Wichtige Punkte beim Projektstart:Dokumentation der Forschungs- und EntwicklungstätigkeitenRechtzeitige AntragstellungEinholung von fachkundiger Unterstützung bei BedarfSorgen Sie dafür, dass Ihre Forschungsprojekte die nötige Unterstützung erhalten und führen Sie Ihre Innovation zum Erfolg.
