04. Nov. 2024
Wie funktioniert die Auszahlung der steuerlichen Forschungszulage?
Die steuerliche Forschungszulage bietet Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Innovationsprojekte zu fördern. Doch wie läuft die Auszahlung dieser Förderung eigentlich ab?
In den meisten Fällen erhalten Unternehmen keine direkte Auszahlung. Stattdessen wird die Forschungszulage im Rahmen der Steuererklärung verrechnet – und zwar direkt mit der festgesetzten Einkommen- oder Körperschaftssteuer. Das bedeutet: Die Forschungszulage wirkt sich als Steuererleichterung aus und reduziert so die Steuerlast.
Aber was passiert, wenn die Forschungszulage den Steuerbetrag übersteigt? In diesem Fall wird der überschüssige Betrag als Steuererstattung ausgezahlt. So können Unternehmen die Förderung in voller Höhe nutzen, auch wenn ihre Steuerschuld niedriger ist.
Wichtig ist jedoch: Unternehmen, die die Forschungszulage in Anspruch nehmen möchten, dürfen keine "Unternehmen in Schwierigkeiten" sein.
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05. Juni 2025
Erforderliche Unterlagen für die Beantragung der Forschungszulage
Die Forschungszulage ist eine finanzielle Unterstützung in Form einer Steuerreduktion oder einer Steuergutschrift für Unternehmen, die förderfähige Forschungs- und Entwicklungsprojekte durchführen. Das Forschungszulagengesetz wurde Ende 2019 mit dem Ziel eingeführt, Innovationen aus allen Branchen zu fördern und Deutschland als F&E-Standort im internationalen Vergleich zu stärken.Das Antragsverfahren zur Beantragung des Forschungszuschusses gliedert sich in zwei Stufen:Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ), aus der hervorgeht, ob das Projekt die Kriterien für den Erhalt der Forschungszulage erfülltAntrag auf Festsetzung der Forschungszulage, woraufhin das Finanzamt die Fördersumme mit der Ertragssteuerlast des Unternehmens verrechnet.Antrag auf BSFZ-BescheinigungDer erste Schritt zum Erhalt der Forschungsförderung ist der Grundlagenbescheid von der BSZF, der bescheinigt, dass das Projekt unter die Kategorie Forschung und Entwicklung fällt und somit Anspruch auf Forschungszulage hat.Erforderliche Dokumente zur Beantragung der BSFZ-BescheinigungFür den BSFZ-Antrag muss der Antragsteller folgende Unterlagen vorlegen:1. Angaben zur Organisation:In dem Antrag müssen alle erforderlichen Angaben zur Organisation gemacht werden:Name, Rechtsform und Adresse des UnternehmensSteuernummerBeteiligungsstruktur aller in Deutschland steuerpflichtigen verbundenen UnternehmenGeschäftsstatistik zu den letzten 3 abgeschlossenen WirtschaftsjahrenAngaben zum Geschäftszweig2. Detaillierte Projektbeschreibung:Es ist zwingend erforderlich, das Projekt im Initialantrag detailliert zu beschreiben, sodass auch für den Prüfer die Forschungs- und / oder Entwicklungsleistung ersichtlich ist. Die Projektbeschreibung sollte Folgendes enthalten:Ziel des jeweiligen F&E-ProjektsAngewandte Methodik sowie Beschreibung der Arbeiten im Rahmen des ProjektsUngewissheit in Bezug auf das Ergebnis sowie technische oder wissenschaftliche Herausforderungen bei der Umsetzung des ProjektsNeuartigkeit bzw. Abgrenzung zum Stand der Technik3. Arbeitsplan:Zusätzlich zur Projektbeschreibung muss dem Initialantrag ein Arbeitsplan beigefügt werden, der die folgenden Informationen inkludiert:Start- und (geplantes) Enddatum des Projektskurze Beschreibung der einzelnen Arbeitspaketeggf. Zuordnung der Arbeitspakete zu externen Auftragnehmern oder Kooperationspartnernzeitliche Einordnung der Meilensteine mithilfe eines Gant Charts4. Personeller und finanzieller Rahmen:Die BSFZ benötigt Informationen über die Anzahl der für das Projekt geleisteten Personenmonate aus den verschiedenen Qualifikationsgruppen sowie die hierfür entstandenen Kosten. Um den personellen und finanziellen Rahmen zu ermitteln müssen folgende Daten zu den im Projekt beteiligten Mitarbeitern zusammengetragen werden:Eintritts - und ggf. Austrittsdatum (sofern während der Projektlaufzeit)vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeitvertraglich vereinbarter UrlaubsanspruchZugehörigkeit zur Qualifikationsgruppe (Wissenschaftler, Techniker, Sonstige)Steuerbrutto und Arbeitgeberanteil für ZukunftssicherungssausgabenArbeitszeit für das Projekt je Kalenderjahr5. Unterauftragnehmer oder Kooperationspartner (falls vorhanden):Wenn das F&E-Projekt zusammen mit einer anderen Einrichtung durchgeführt oder im Rahmen eines Unterauftrags an eine andere Organisation ausgelagert wird, muss das entsprechend bei dem BSFZ-Antrag angegeben werden. Folgende Angaben sind hierfür erforderlich:Name, Rechtsform und Adresse des PartnersKurzbeschreibung seines Aufgabenbereichsdurch den Auftrag im Rahmen des F&E-Projekts entstandene Kosten je Kalenderjahr6. Einzelheiten zu anderen Finanzierungen (falls vorhanden):Der Antragsteller muss bestätigen, dass das beantragte Projekt in der Vergangenheit nicht bereits eine andere Förderung (nicht rückzahlbare Beihilfe) erhalten hat. Aufgrund des Doppelförderungsverbots ist es nicht zulässig, dieselben Kosten zweimal bezuschussen zu lassen.Hinweis: Der Antrag mit allen erforderlichen Angaben ist online über das BSFZ-Portal mithilfe des Unternehmens-ELSTER-Zertifikats einzureichen.Antragstellung beim FinanzamtNach Erhalt der BSFZ-Bescheinigung muss der Antragsteller einen Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt stellen. Dieser Antrag wird online über das ELSTER-Portal vom Unternehmen selbst oder vom Steuerberater gestellt.Erforderliche Unterlagen für den Antrag beim Finanzamt1. Angaben zum Unternehmen:Allgemeine Informationen zum Unternehmen wie Name, Hauptsitz, Rechtsform, Steuernummer, Wirtschaftszweig gesetzlichen Vertretung und ggf. ertragssteuerliche Organschaft müssen angegeben werden, genau wie Angaben zu Lohnaufwendungen insgesamt sowie für Forschung & Entwicklung.2. Angaben zum Projekt:Dazu gehören:Vorhabens-ID des BSFZ-BescheidsBezeichnung des Forschungs- und EntwicklungsvorhabensArt des Projekts (z. B. eigenbetriebliche Forschung)Beginn der Arbeiten / Datum der Auftragserteilung3. Angaben zu den Projektkosten:Retrograd mit Abschluss des entsprechenden Wirtschaftsjahres werden die im F&E-Projekt angefallenen Ausgaben auf Grundlage der folgenden Elemente ermittelt:Personalkosten auf Basis der dokumentierten projektbezogenen Zeiterfassung, Steuerbrutto und AG-Anteil für ZukunftssicherungNettorechnungsbeträge für externe Auftragsforschung und - entwicklungAbschreibungen von Anschaffungs- und Herstellkosten eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts, welches zum Zwecke des Forschungsprojekts genutzt wurde und dafür auch erforderlich war (ab März 2024)4. Projektbezogene Zeiterfassung:Für die Beantragung der Forschungszulage sind ab 2024 beim Finanzamt Unterlagen vorzulegen, aus denen die genaue Anzahl der pro Person geleisteten Arbeitsstunden hervorgeht. Das Dokument sollte GoBD-konform sein und dient dem Nachweis des Personalaufwands für das jefweilige Projekt. Hierfür kann der vom BMF zur Verfügung gestellte Musterstundenzettel genutzt werden.Warum ist eine sorgfältige Dokumentation wichtig?Eine akurate Projektdokumentation ist die Grundlage für eine erfolgreiche Beantragung der Forschungszulage in Deutschland. Bei der Beantragung der BSFZ-Bescheinigung und der späteren Festsetzung beim Finanzamt wird großer Wert auf die Klarheit der eingereichten Informationen, Transparenz, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der projektbezogenen Unterlagen gelegt.Inhaltliche Validierung:Ein positiver BSFZ-Bescheid wird für die Projekte ausgestellt, die die folgenden 3 Frascati-Kriterien erfüllen:NeuartigkeitUnwägbarkeitenPlanmäßigkeitHinweis: Wenn diese 3 Kriterien durch die Projektdokumentation nicht nachgewiesen werden können, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die BSFZ-Bewilligung selbst für ein ausgezeichnetes Forschungsprojekt verweigert wird.Finanzielle Validierung:Sobald die BSFZ-Bewilligung erteilt wurde, prüft das Finanzamt im zweiten Schritt alle finanziellen Aspekte des Antrags, einschließlichAufzeichnungen über die GehaltsabrechnungStundenzettelProjektunterlagen zu beantragten UnteraufträgenKurzberichte zum Stand des Projektes am Ende der jeweiligen WirtschaftsjahreAbschreibungspläneBegrenzung von Verzögerungen und Ablehnung:Unklare oder unvollständige Unterlagen können zu Problemen führen, z. B.Verzögerungen bei der Erlangung der BSFZ-Bescheinigung oder der Genehmigung durch das FinanzamtAblehnung des AntragsEin geringerer Betrag der erhaltenen Fördermittel, da nur ein Teil der bewilligten Ausgaben validiert werden konnte.Rechtliche Verpflichtung:Die Antragsteller versichern verbindlich, dass alle eingereichten Informationen richtig und genau sind, dass sie über Unterlagen verfügen, die die beantragten Projektkosten belegen und, dass sie für die gleichen Ausgaben noch keine andere Förderung erhalten haben.Kohärenz der Informationen:Spätestens im Falle einer Betriebsprüfung ist die Einheitlichkeit der Projektangaben über verschiedene Plattformen hinweg essenziell, um Unstimmigkeiten zu vermeiden:Einheitliche Nachvollziehbarkeit:Alle Daten (Stunden, Gehaltsdaten, Kosten) müssen in allen Systemen (BSFZ-Portal, Elster-Portal, internes CRM-System, ...) deckungsgleich sein, damit bei Prüfungen durch Finanzamt, BSFZ oder Betriebsprüfer keine Widersprüche entstehen.Effizienz in der Verwaltung:Ein zentrales, konsistentes System vermeidet doppelte Datenerfassung und erleichtert den SOLL-IST-Abgleich.Vermeidung von Fehlern:Inkonsistenzen zwischen z.B. Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Antrag führen zu Mehrarbeit und erhöhtem Risiko von Fehlern.
30. Juni 2025
Auftragsforschung im Rahmen der deutschen Forschungszulage
Die Forschungszulage ist eine Initiative der deutschen Regierung, die Unternehmen, die in FuE-Projekte investieren und diese durchführen, finanziell unterstützt. Ziel dieses Programms ist es, Innovationen zu fördern. Die förderfähigen Forschungsprojekte, die bestimmte Kriterien erfüllen, können von der Regierung in Form von Steuerermäßigungen finanziell unterstützt werden.Der Forschungszuschuss hat eine breite Zielgruppe, sodass Unternehmen aus nahezu allen Branchen, einschließlich Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmen und Start-ups in der Frühphase, KMU sowie Konzerne davon profitieren können. Die Förderwürdigkeit eines Projekts wird auf der Grundlage der Frascati-Kriterien beurteilt. Demnach muss ein Projekt planmäßig sein, einen neuartigen Aspekt aufweisen sowie Unwägbarkeiten hinsichtlich des Projektziels mit sich bringen.Die Ausgaben für Löhne und Gehälter der F&E-Mitarbeiter, Auftragskosten für externe F&E innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums sowie seit 2024 Abschreibungen auf abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter werden als Ausgaben eingestuft, auf deren Grundlage die Beihilfe gewährt wird. Materialien, Verbrauchsgüter, und Kosten für routinemäßige Software-Updates, Marktforschung und Testmarketing stehen unter anderem auf der Liste der ausgeschlossenen Ausgaben.Das Antragsverfahren für den Forschungszuschuss ist zweistufig: Zunächst muss eine BSFZ-Bescheinigung eingeholt werden, aus der hervorgeht, dass das betreffende Projekt förderfähig ist, und in einem zweiten Schritt muss der Antrag beim Finanzamt gestellt werden, um steuerliche Förderung zu erhalten. Der Antrag muss in jeder Phase sorgfältig verfasst werden und alle erforderlichen Informationen und Nachweise enthalten, um Ablehnungen oder Verzögerungen bei der Bewilligung zu vermeiden. Der Antragsteller muss Unterlagen vorlegen, insbesondere eine Projektbeschreibung mit Nachweisen für die Innovation und die Unwägbarkeiten im Rahmen des Projekts, Angaben zu Arbeitszeitnachweisen und Gehaltsabrechnungen, Angaben zur Auftragsforschung, Angaben zur Abschreibung von beweglichen Anlagegütern, die für den Forschungszweck verwendet werden und Angaben zu etwaigen anderen erhaltenen Finanzmitteln.Auftragsforschung vs. Inhouse-ForschungVertragsforschung im Fokus: Definition, Finanzierung und steuerliche FörderungVertragsforschung bzw. Auftragsforschung liegt vor, wenn bestimmte Forschungs- und Entwicklungsaufgaben teilweise oder komplett an eine externe Organisation vergeben wird. Diese kann eine Hochschule, ein unabhängiges Forschungsinstitut oder auch ein spezialisiertes Partnerunternehmen sein.Kriterien für die Zuschussfähigkeit:Ein offizieller Vertrag zwischen den Parteien ist obligatorischDie Auftragsforschung muss den vordefinierten Kriterien eines FuE-Projekts entsprechenDas vereinbarte Entgelt für die Auftragsforschung sollte eindeutig dokumentiert werden, um die Forschungszulage im Rahmen der Auftragsforschung optimal beantragen zu könnenMit der aktuellen Anpassung der Forschungszulage können im Jahr 2025 bis zu 70 % der für die Auftragsforschung entstandenen Gesamtausgaben steuerlich gefördert werden. Wichtig dabei: Der Antrag auf die Forschungszulage muss immer vom Auftraggeber gestellt werden – nicht von der beauftragten Forschungseinrichtung. Nur der Auftraggeber ist berechtigt, die staatliche Förderung für die im Rahmen der Auftragsforschung entstandenen Kosten zu beantragen und in Anspruch zu nehmen.Dieses Finanzierungsmodell macht die Vertragsforschung zu einem attraktiven Instrument für Unternehmen, die gezielt auf externes Know-how setzen und gleichzeitig von steuerlichen Anreizen profitieren möchten.Einzelheiten zur Finanzierung der Vertragsforschung gemäß den neuen Aktualisierungen:70 % des gesamten Nettoauftragswerts sind förderfähig (vorher 60 %)Der effektive Fördersatz beträgt 25 %, bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) 35 %.Berechnungsbeispiele:1. Berechnung des zuschussfähigen Betrags zur Beantragung der ForschungszulageGesamtkosten - 10.000.000Prozentsatz der zuschussfähigen Ausgaben - 70%Zuschussfähige Ausgaben = 10.000.000 x 70% = 7.000.0002. Berechnung des Förderbetrags für Unternehmen mit einem Regelsatz von 25%7.000.000 x 25% = 1.750.000Der effektive Fördersatz ergibt sich wie folgt:Förderfähiger Betrag x Subventionssatz / Gesamtausgaben7,000,000 x 25% / 10,000,000 = 17.5%3. Berechnung des Forschungsfreibetrags für KMU mit dem Fördersatz von 35%7.000.000 x 35% = 2.450.000Der effektive Fördersatz ergibt sich wie folgt:Förderfähiger Betrag x Subventionssatz / Gesamtausgaben7.000.000 x 35% / 10.000.000 = 24,5%Was ist Eigenforschung?Die F&E-Aktivitäten, die während des gesamten Projekts mit eigenen Ressourcen durchgeführt werden, werden als interne Forschung oder Eigenforschung bezeichnet. Hier werden bei der Beantragung der Forschungsförderung 100 % der Ausgaben berücksichtigt, der Regelfördersatz beträgt 25 %, für KMU 35 %.Berechnungsbeispiele:1. Berechnung des zuschussfähigen Betrags zur Beantragung der ForschungszulageGesamtkosten - 10.000.000Prozentsatz der förderfähigen Ausgaben - 100%Förderfähige Ausgaben = 10.000.000 x 100% = 10.000.0002. Berechnung des Förderbetrags für Unternehmen mit einem Regelsatz von 25%10.000.000 x 25% = 2.500.0003. Berechnung des Forschungsfreibetrags für KMU mit dem Satz von 35%10.000.000 x 35% = 3.500.000Überblick über die wichtigsten UnterschiedeElementeAuftragsforschungEigenforschungFörderfähigkeit70 % der im Projekt förderfähigen F&E-Auftragskosten100 % der im Rahmen des F&E-Projekts anfallenden Personalkosten (Steuerbrutto & AG-Anteil)Effektiver Fördersatz17,5 % Regelsatz und 24,5 % für KMU25 % Regelsatz und 35 % für KMUIdeal fürUnternehmen ohne F&E-Team oder Unternehmen, die zusätzlich externe Expertise in Anspruch nehmenUnternehmen mit fachkundigem F&E-TeamFörderung fürAuftraggeber (nicht der Dienstleister, der an dem Projekt arbeitet)das antragstellende Unternehmen selbstFazitAuftragsforschung ist eine Option für Unternehmen, die sich an ein F&E-Projekt wagen, aber nicht über ein starkes internes F&E-Team verfügen oder die eigenen Ressourcen durch externe Unterstützung aufbessern möchten. Das Forschungsprojekt sollte alle vordefinierten Kriterien erfüllen, um für eine finanzielle Unterstützung durch die Regierung in Form einer Forschungszulage infrage zu kommen. Das Antragsverfahren für die Forschungszulage ist im Falle von Auftragsforschung das gleiche wie bei der internen Forschung: Zunächst muss die BSFZ-Bescheinigung beantragt werden. Im nächsten Schritt wird die Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt beantragt, die dann zu einer Verrechnung des Förderbetrags mit der Ertragssteuerlast führt.
